Übermittlung digitaler Lohnnachweis Anforderung

Sie müssen als Unternehmen den Lohnnachweis Ihrer Beschäftigten digital abgeben.

Der digitale Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Sie als Unternehmen für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz Ihrer Beschäftigten jährlich zahlen.

Im digitalen Lohnnachweis melden Sie die Lohnsummen Ihrer Beschäftigten. Diese Meldung heißt Lohnsummenmeldung.

Vor der Meldung müssen Sie einen Stammdatenabruf mit Ihrem zertifiziertem Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe, beispielsweise dem SV-Meldeportal, durchführen. Der Stammdatenabruf ist ein Vorverfahren zur eigentlichen Lohnnachweismeldung. Er stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekten Daten an die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen übermittelt werden.

Sie müssen keinen digitalen Lohnnachweis abgeben, wenn Ihr Unternehmen keine Personen und auch keine geringfügig Beschäftigten oder Aushilfen beschäftigt. Wenn das auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie keine Stammdaten abrufen. Wenn Sie den Stammdatenabruf fälschlicherweise dennoch gemacht haben, müssen Sie ihn stornieren.

• keine

• Ihr Unternehmen beschäftigt in der Unfallversicherung versicherte Personen gegen Lohn oder eine andere Form von Entgelt.

• Es fallen keine Kosten an.

Sie müssen den elektronischen Lohnnachweis über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder entsprechende Ausfüllhilfen, zum Beispiel dem SV-Meldeportal, abgeben.

Wenn Sie die Meldung über ein Entgeltabrechnungsprogramm machen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.
• Wenn Sie die Angaben über die Entgelte Ihrer Beschäftigten übermitteln, benötigen Sie folgende Daten:
  • Bezeichnung der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • Unternehmensnummer bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • PIN für Lohnnachweis Digital
    • Die Zugangsdaten erhalten Sie von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse mit den Mitgliedsunterlagen oder dem Bescheid über die Veranlagung des Unternehmens per Post. Sie können die Zugangsdaten auch nachträglich beantragen.
• Rufen Sie Ihre Stammdaten ab. So wird sichergestellt, dass Sie im weiteren Verfahren nur Lohnnachweise mit korrekter Unternehmensnummer und tatsächlich veranlagten Gefahrtarifstellen an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse übermitteln.

• Im Entgeltabrechnungsprogramm sind Ihre  Unternehmensdaten, wie Betriebsnummer, Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Unternehmensnummer und PIN, hinterlegt. Damit rufen Sie die Stammdaten in der Stammdatendatei bei Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse ab.
• Durch den Stammdatenabruf folgert Ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, dass Ihr Unternehmen im jeweiligen Beitragsjahr Beschäftigte hat und diese bezahlt.
• Der zuständige Unfallversicherungsträger erwartet nun den elektronischen Lohnnachweis für dieses Beitragsjahr.
• Übernehmen Sie die rückgemeldeten Daten in das Entgeltabrechnungsprogramm. Anschließend überprüfen Sie die Zuordnung aller Beschäftigten zur Gefahrtarifstelle und passen diese gegebenenfalls an.
• Mit dem digitalen Lohnnachweis werden folgende Daten übermittelt:
  • Unternehmensnummer beim zuständigen Unfallversicherungsträger
  • Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
  • bezogen auf die Gefahrtarifstelle:
    • beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    • geleistete Arbeitsstunden aller Beschäftigten
    • Anzahl der Beschäftigten

Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Abrechnungskreise nutzen, müssen Sie für jeden Kreis die Stammdaten abrufen und die Lohnnachweise melden.

Wenn Sie die Meldung über eine Ausfüllhilfe machen:

• Der Abruf der Stammdaten Ihres Unternehmens erfolgt automatisch unmittelbar bevor Sie den Lohnnachweis abgeben. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.

Bitte beachten Sie folgende Meldefristen:

• Abgabe der Lohnnachweise für das Beitragsjahr bis 16.02. des Folgejahres
• mit der nächsten Entgeltabrechnung spätestens 6 Wochen nach Eintritt der Änderung:
  • Einstellung des Betriebs
  • Wechsel der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • Beendigung der meldenden oder abrechnenden Stelle

• Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse

Es werden nur Entgelte für Beschäftigte gemeldet. Weitere Informationen zum Unternehmen müssen separat gemeldet werden. Meldung nach Personenzahl, sogenannte Kopfbeitragsmeldungen, werden nicht mit dem digitalen Lohnnachweis gemeldet - zum Beispiel bei besonderen Versichertenarten wie Lernende oder ehrenamtlich Tätige.  Über die Meldemöglichkeiten gibt der zuständige Unfallversicherungsträger Auskunft.

• Widerspruch
  • Wie Sie Widerspruch einlegen, entnehmen Sie dem Bescheid Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse.

• Übermittlung digitaler Lohnnachweis Anforderung
• der digitale Lohnnachweis ist Grundlage für die Berechnung des Beitrages
• Unternehmen zahlen jährlich für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten
• Zielgruppe: Unternehmen, die Beschäftige haben und diesen ein Entgelt zahlen
• Stammdatenabruf ist ein Vorverfahren zur eigentlichen Lohnnachweismeldung
• Übermittlung nur elektronisch mit zertifiziertem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ausfüllhilfe, zum Beispiel SV-Meldeportal
• Bearbeitungsdauer: 1 bis 3 Monate
• zuständig:
  • für gewerbliche Unternehmen: Berufsgenossenschaften nach Branchen gegliedert
  • für öffentliche Unternehmen und Bildungseinrichtungen: Unfallkassen regional gegliedert